Digitalisasi Dokumen Philanthropy dengan Scanner Brother, Meningkatkan Professional Lembaga

Aku bekerja di sebuah lembaga philantropy, yang mengurus dana sosial. Kerjaanku di bagian empowering Dan mengurusi pembagian dana melalui beberapa program. Ada program pendidikan, kesehatan, ekonomi dan relawan. Tentu saja tidak sekedar membagikan lalu selesai. Ada administrasi yang harus diurus setelahnya. Dokumen yang terdiri dari laporan bulanan, laporan anak asuh, laporan penerima manfaat, proposal kerjasama, proposal csr dan masih banyak lagi. Belum lagi arsip berupa formulir dan ketebelecenya semua menggunakan kertas.

Senja tinggal beberapa orang di kantorku. Hampir semua karyawan sudah pulang begitu lonceng berdentang menunjukkan pukul lima petang. Tinggallah aku dibantu beberapa orang relawan berkutat mengetik laporan bulanan anak asuh.

Bolak balik duduk berdiri, cuma sekedar mengambil file file bahan yang disimpan di lemari arsip. Ruangan penuh map map yang berserakan berisi formulir, laporan mentoring, raport anak dan lain lain. Pokoknya terasa kusut kalau mengingat saat itu. Apalagi ujung ujungnya juga nanti laporan tetap akan dikirim dalam bentuk digital.

Mengingat 60 persen donatur kala itu adalah Generasi X yang masih muda tapi sudah mapan. Sisanya baru para baby boomer yang memang punya kedermawanan tinggi. Donatur yang masih muda dan melek teknologi ini memang lebih suka menerima informasi ataupun laporan evaluasi dari anak asuh mereka dalam bentuk digital. Selain lebih mudah dibaca melalui ponsel pintar mereka. Laporan tanpa kertas tersebut tentu tidak akan menjadi sampah setelah selesai dibaca bukan?

Begitupula dengan arsip rekam jejak pasien klinik gratis dari lembaga tempatku bekerja. Setiap 2 kali dalam sepekan memang selalu diadakan klinik pengobatan gratis di kantor. Yang dananya juga dari kedermawanan para donatur. Berobat gratis ini diluar jadwal baksos pengobatan keliling setiap minggunya.

Tipikal pasien gratis ini, walau memang tidak semuanya. Adalah tidak tertib administrasi. Setiap pasien selalu dikasih kartu peserta yang harus dibawa setiap kali berobat. Kartu ini tentu saja erat kaitannya dengan nomor file rekam medis masing masing pasien.

Kalau pasiennya lupa? Ya sudah data dan formulir barunya akan jadi berlipat lipat alias jadi ganda, karena berkali kali dibuat. Terbayang kertas kertas itu memenuhi lemari lemari arsip. Apalagi untuk non government organization yang non profit penggunaan banyak kertas pun cukup riskan. Karena menggunakan Dana umat. Sebaiknya operasional administrasi tidak terlalu besar.

Ah seandainya kantor punya kesempatan memiliki scanner bagus, dari Brother Indonesia. Tentu saja bisa jadi solusi yang bermanfaat. Nah bagaimana scanner Brother ini bisa jadi solusi? Penjelasannya adalah sebagai berikut.

Scanner atau mesin scan memang selama ini Kita kenal sudah menempel fungsi di mesin printer. Lantas kenapa Brother Indonesia memperkenalkan mesin scanner sendiri?

Jawabannya adalah karena beda fungsi. Printer dengan scanner lebih ke fungsi mencetak Dokumen. Biasanya Dokumen yang discan, diniatkan untuk diprint atau dicetak. Berbeda dengan scanner. Document yang melewati mesin scanner memang diniatkan untuk disimpan dalam jejak digital. Digitalisasi document istilahnya.

Brother menciptakan mesin scanner dilatarbelakangi permasalahan di dunia Bisnis Indonesia yang memang masih sangat basepaper.

Penggunaan scanner ini akan akan membuat penggunaan kertas menjadi berkurang. Dan hal ini pun bagus sekali untuk pengurangan penebangan pohon untuk dibuat kertas. Selain itu penggunaan scanner  dapat mengurangi resiko unsecure information. Lebih terorganisir karena tidak butuh banyak lemari arsip. Tentu saja ini membuat pertumbuhan di dunia bisnis. Kareena telah mempermudah digitize document sehingga lebih efisiensi data dan produktivitas kerja

Scanner Brother tersedia dari scanner documents yg paling kecil hingga scanner yg lebih besar yang dapat digunakan untuk scan kertas yang panjangnya hingga 6 meter quadrat.

Produk apa saja yang cocok digunakan lembaga philanthropy seperti kantorku? Setidaknya dari informasi yang kudapat melalui medsos brother Indonesia adalah sebagai berikut :

Yang pertama adalah mesin scanner Ads 2400, 2800W, 3000N. Kelebihan yang dimiliki oleh scanner Brother adalah sebagai berikut :

fungsinya Scanner @brotherindonesia
1. Bisa network scanner, jadi upload document ga perlu lewat PC. Atau ga perlu install softwares ke beberapa lokasi. Karena ada fitur network scanning yang hasil scannya bisa dishare ke seluruh document.

2. Scan to USB

Fitur ini bisa mempermudah Kita scan document dimana dan kapan saja.

3. Scan to cloud

Woww penyimpanannya bisa langsung ke cloud. Dan bisa diakses melalui mobile access

4. High Speed and barcode scanning

Inovasi brother ini selain bisa membantu digitalisasi dokumen dlm skala besar. Tapi juga disupport kecepatan 60/80 ppm selain itubisa dibuat kategori berdasarkan barcode.

Melihat keunggulan Scanner Brother, aku merasa cocok sekali bila digunakan oleh lembaga philanthropy, selain efisiensi waktu, juga laporan digital yang rapi dapat meningkatkan kepercayaan donatur terhadap lembaga. Sehingga makin banyak yang puas dengan laporan. Donasi pun akan tetap berlanjut. Dan makin banyak kaum marginal yang merasakan manfaat. So scanner Brother cocok ya dipakai di lembaga philanthropy? Kalau kantormu bagaimana? Tertarik juga Kan pakai scanner Brother?

IMG_20180627_200506

20 Comments

  1. Scanner brother emang cangihh mbak, dr ukuran kecil yg notabennya Mobilescanner aja enak dibawa kemana-mana… kumplit pula ya segala bentuk scanner brother beraneka ragam dengan spec yg tinggi2 pula

  2. Ini kece banget, dengan satu hentakan jari pekerjaan jadi langsung selesai dengan waktu yang singkat

  3. Kecanggihan dan kelebihan Scanner Brother memang harus di akui dan di acungkan jempol. Akan tetapi yang menjadi kendala terkadang banyak orang yang kurang pahama dalam penggunaannya.
    Seandainha paham, pasti sangat membantu dalam pekerjaan. Akan tetapi yang perlu di catat Scanner Brother sangat susah bila terjadi kehabisan tinta. Meski bawa ke tampat servis dulu, baru selesai masalah.

  4. Saya pakai printer scanner di rumah utk alasan praktis aja sih 😀
    Tapi kalau di kantor kyknya perlu punya lengkap ya 😀
    Jd saat tugas lagi banyak gak perlu gantian antara ngeprint dan nyecan hehe 😀
    Kasi fotonya mbak scanner Brother-nya 😀

  5. Dalam pengarsipan dokumen harus lebih efisien dalam mengolah data-data, sehingga bisa menggunakan kertas dengan bijak. Dengan adanya Scanner Brother pengarsipan dokumen secara digital bisa dilakukan, sehingga bisa efisien biaya untuk keperluan administrasi.

  6. Gak kebayang ribetnya kalau gak dibantu sama scanner Brother.
    Apalagi di saat pelaporan yaa, mba…
    Mesti rapih dan jeli teliti.

  7. Dan lagi brother membuat inovasi yang keren banget dan sangat membantu untuk pekerjaan scan scanan ya mba. Apalagi filenya bisa dibuat dalam format apa saja lagi jadi kita dimudahkan banget

  8. Wah ini keren nih. Dikantorku masih pake yang sekalian fotocopy sih. Ntar aku kasi tahu bos biar disuruh ganti ama brother aja. Biar makin keren hehehe

  9. keren nih mbak, sangat berguna kalau ada di kantor. Indonesia kan masih based paper banget, kita butuh alat-alat seperti ini untuk kebaikan para pohon

  10. Sampah memang sudah jadi masalah yang serius untuk lingkungan. Penggunaan Scanner Brother bisa menolong untuk mengurangi banyaknya sampah, ya…

  11. Tools yang oke sebagai alat kerja yang bisa memaksimalkan kinerja kerja, dan scanner bisa membantu mempercepat pekerjaan.

  12. Aku dulu pas masih ngantor suka kalau apa2 di scan. Tapi mesinnya blm secanggih Scanner Brother sih. Lbh mudah gitu sekarang buat arsipin data2. Biar gak numpuk

  13. wah makin canggih aja, jangankan perkantoran. Di umah pun sepertinya membantu banget kalau ada scanner brother ini. Karena zaman sekarang pengiriman dokumen kertas dalam bentuk digital sering sekali dilakukan…

  14. Aselik kece badai ini scannernya. Scanner impian banget kalo lagi di kantor tuh. Bahkan aku juga pengen buat pribadi

  15. wah, kece badai yaaa kak productnya. besok bilang hrd ah biar ada satu yg kaya gini di kantor. wkwk.

  16. keliatannya kalau ada penyedia scanner brother ini bisa coba tawarin produknya ke kantor deh.. soalnya di kantor ada ribuan berkas yang harus di alih media alias didigitalisasikan .. ada sih mesin scanner, tapi klo scan ratusan lembar lama banget hehe

  17. Wah iya juga nih gak cuma di kantor2 atau pemasaran2 doang tapi administrasi pasien, ngebantu banget ini pasti, apalagi udah banyak fiturnya jadi gabolak balik pencet ini itu. Pasti rekomen nih

  18. wah produk scanner Brother ini emang pas banget ya mbak untuk kebutuhan pekerjaan yang menyangkut banyak dokumen seperti di perkantoran, termasuk di tempat kerjanya mbak fika

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *